1. FUAR SEÇİMİ VE KATILMA KARARI
Ürünlerini yurtdışında pazarlamak isteyen firmalar için uluslararası fuarlara katılmak doğru bir karardır. Bu amaçla, ilk aşamada bir ön araştırma yapılarak hangi fuarın daha uygun olacağına karar vermek gerekir. Firmanın katılacağı fuarı seçmesinde, o fuarın kaç yıldır düzenlendiği, yıllara göre katılımcı ve ziyaretçi sayıları, bu sayılardaki artış veya azalış, yabancı katılımcı ve ziyaretçilerin oranı, metrekare olarak büyüklüğü gibi fuarın uluslararası olma niteliğini belirleyen kriterler dikkate alınmalıdır. Karar aşamasında firmanın katılmayı düşündüğü fuarı imkan olursa önceden ziyaret etmesinde de fayda vardır.
1.1. Amaçlar ve Süreklilik
Firmalar fuarlara pazar bilgilerini artırmak, ürünlerinin uluslararası pazarlarda kabul görme durumunu ve ihracat kabiliyetini öğrenmek, rakiplerini ve rakip ürünleri tanımak, eski müşterilerle olan ilişkileri kuvvetlendirerek yeni müşteriler edinmek, fiyat, kalite ve servis hizmetleri açısından pazarlama politikalarını yaymak, yeni ürünlerini tanıtmak, yurtdışında temsilci bulmak veya dağıtım ağı kurmak amaçlarıyla katılırlar.
Uluslararası nitelik taşıyan fuarlara talebin yoğun olması nedeniyle firmaların katılmak istedikleri fuarların son başvuru tarihlerini öğrenerek başvuru formlarını vaktinde fuar idaresinin ilgili Proje Müdürlüğü’ne ulaştırmaları gerekir. Başvuru süresi fuar başlamadan 1 – 1,5 yıl veya daha önce sona erebilir. Her yıl düzenlenen uluslararası fuarlar olduğu gibi 2, 3 ve hatta 4 yılda bir yapılan fuarlar da vardır. Uluslararası fuarların önemli bir özelliği firma katılımlarının devamlılık arzetmesidir. Firmalar uluslararası fuarlara katılımlarını bir prestij olarak gördüklerinden her fuarda aynı standı korurlar. Bunun sonucu olarak bazı fuarlar devamlı doludur ve yeni katılımcılar için uzun bekleme listeleri söz konusudur. Bu amaçla, böyle önemli bir fuara bir defa katılma imkanı bulduktan sonra sürekliliğe önem vermeli ve kopukluklar olmamasına dikkat etmelidir. Fuar katılımına ara verildiği zaman fuara yeniden kabul edilememe veya stand konumunun istenildiği gibi olmama ihtimalleri yüksektir.
1.2. Devlet Teşviği
Uluslararası nitelik taşıyan fuarlara katılan Türk firmalarına devlet teşviği verilmektedir. Devlet böylece uluslararası fuar katılımının getireceği finansal yükü taşımada üreticiyi destekliyor. Teşvik almak isteyen firmanın gerekli belgelerle bağlı bulunduğu İhracatçı Birlikleri’nin Fuar Teşvik Bölümü’ne zamanında başvurması gerekir. Devlet teşviği ile ilgili güncel bilgi almak üzere T.C. Ticaret Bakanlığı’nın www.ticaret.gov.tr internet adresini ziyaret edebilirsiniz. Bu siteden teşvik kapsamında bulunan güncel yurtdışı fuarları takip edebilirsiniz.
1.3. KDV
Alman fuarlarına Türkiye'den katılan firmalara KDV'siz fatura gönderilmektedir. Diğer ülkelerde yapılan fuarlar için ilgili ülkenin mevzuatı geçerli olup fuar başvuru koşullarından Avrupa Birliği’ne bağlı olan ülkeler ve diğer ülkelere uygulanacak KDV oranları ile ilgili bilgilere ulaşılabilir.
2. ORGANİZASYON
2.1. Başvuru
Fuara resmi başvuru, fuar başvuru formunun fuarı düzenleyen kuruluştan veya Türkiye temsilcisinden temin edilerek ya da internetten online doldurulması ve fuar idaresinin ilgili Proje Müdürlüğü’ne fuarın başvuru süresi dolmadan önce imzalanıp kaşelendikten sonra gönderilmesi ile yapılır.
Firmalar dilerlerse fuara aynı standda birlikte katılabilirler. Bu durumda, bir firma ana katılımcı olarak başvuruda bulunur, diğerleri ise birlikte alt katılımcı (Mitaussteller/Coexhibitor) olarak ilgili formu doldururlar. Ana katılımcı fuar idaresine talep ettiği metrekare üzerinden stand kirası öderken, alt katılımcılar da yine fuar idaresine “Mitausstellergebühr/Coexhibitor fee” olarak ifade edilen belirli bir ücret öderler. Grup katılımlarında ise organizatör firma grup organizatörüne özel formu doldurarak fuarda istediği büyüklükte bir grup standının rezervasyonunu sağlar. Daha sonra da grup katılımında yer alacak firmalar tek tek grup katılımcısı formlarını doldurarak grup organizatörüne iletirler. Grup organizatörü bu formları fuar idaresine ulaştırmakla yükümlüdür. Grup katılımcıları alt katılımcı bedeli ödemez.
Fuar başvuru formu doldurulmadan önce fuar başvuru dosyası içinde yer alan tüm bilgiler (fuar katılım koşulları, ürün listesi v.b.) dikkatle incelenmelidir. Ürün listesinde yer almayan ürünlerin fuarda sergilenmesine izin verilmez. Daha sonra fuar başvuru formu ile diğer formlar (fuar kataloğu başvuru formu, ürün listesi v.b. gibi) belirtilen son gönderme tarihleri dikkate alınarak doldurulmalı ve firma kaşesi basılarak imzalanmalıdır. Fuar başvuru formunda firmanın adı, adresi, faaliyeti (üretici, ithalatçı v.b.), stand tipi, sergilenecek ürünler v.b. gibi önemli bilgiler yer alır. Bazı fuarlarda tercih edilen stand tipine göre fuarın metrekare fiyatı değişebilir. Ada (4 tarafı açık), 3 tarafı açık ve köşe (2 tarafı açık) standlar sıra standlarına (1 tarafı açık) göre daha pahalı olabilir.
Fuara katılmak isteyen firmanın kiralamak istediği standın fuar alanındaki konumu ile ilgili taleplerini içeren bir yazıyı başvuru formu ile birlikte fuar idaresine göndermesinde fayda vardır. Yoğun talep alan fuarlarda firmalara tercih ettikleri yerlerde stand verilememe ihtimali gözardı edilmemelidir. Fuarlarda genellikle firmalara stand tahsisi, son başvuru tarihinden önce Proje Müdürlüğü’ne ulaşan başvurulardan başlayarak eski katılımcıların bir önceki fuardaki yerlerini koruma talepleri dikkate alınarak fuarda sergileyecekleri ürünler, talep ettikleri standın büyüklüğü ve fuarın yerleşim durumu gözönünde bulundurularak yapılır. Başvuru tarihi geçtikten sonra Proje Müdürlüğü’ne ulaşan başvurular ise daha sonra değerlendirilir. Eğer fuarda yer kalmamışsa bu firmalar bekleme listesine alınır. Uygun yer açıldığında ilgili firmaya bilgi verilir. Başvuru tarihinden sonra yapılacak müracaatlarda önceden Proje Müdürlüğü veya Türkiye temsilciliği ile görüşülerek fuarda boş yer olup olmadığının mutlaka öğrenilmesi gerekir. Fuarın hangi bölümünde stand tahsis edilirse edilsin kesin olarak katılmaya kararlı firmalar bekleme listesine girmek üzere başvurularını göndermelidirler.
Doldurularak fuar idaresine gönderilen başvuru formları fuar idaresi ile fuara katılmak üzere başvuruda bulunan firma arasında düzenlenen bir ticari anlaşmadır. Fuara katılmaktan vazgeçen firma, bu anlaşmayı tek taraflı olarak bozmuş olacağından fuar katılım koşullarında yer aldığı üzere tazminat ödemekle yükümlüdür. Genellikle tazminat bedelini fuarda firmaya tahsis edilen stand kirasının tamamı oluşturur. Ancak fuar idaresi sözkonusu standı başka bir firmaya kiralayabilirse tazminat miktarı stand kirasının % 25’ine düşebilir. Fuarın başlamasına çok az zaman kala ortaya çıkan iptallerde standı başka bir firmaya kiralama ihtimali oldukça zayıftır. Tazminat durumu sözkonusu fuarın başvuru dosyasında yer alan katılım koşullarının ilgili maddesi ile düzenlenmiştir. Firmaların kendilerine verilen standın yerini beğenmemeleri nedeniyle fuara katılmaktan vazgeçmeleri halinde de tazminat ödemeleri zorunludur.
2.2. Fuar İdaresinin Sunduğu Hizmetler
Fuar idaresi fuara katılmak üzere başvuran firmaya fuara kabul edildiğini belirten teyit yazısı ile fuar katılımını kolaylaştırmak amacıyla sunulan hizmetlerin yer aldığı internet sitesine girişleri için özel bir şifre gönderir. Stand dekorasyonu, standda kullanılmak üzere mobilya, buzdolabı, mutfak aletleri gibi ekipmanın kiralanması, fuar alanında reklam verme, standa elektrik, su, gaz, basınçlı hava v.b. altyapı tesisatının kurulması, yangın söndürme araçları temini, telefon v.b. bağlanması, stand temizliği, çöplerin toplanması, sigorta, stand personeli temini, otel rezervasyonu, ek fuar giriş kartları satışı belli başlı hizmetler olarak sayılabilir. Fuar idaresi katılımcı firmaya standının büyüklüğüne göre stand personeli için belirli miktarda ücretsiz giriş kartı yollamaktadır.
Bu hizmetler çok iyi incelenerek faydalanılacak olanların belirlenmesi ve yine son gönderme tarihlerine dikkat edilerek ilgili formların fuar idaresine veya fuar idaresince belirlenen firmalara zamanında gönderilmesi gerekir. Fuar tarihi yaklaştıkça sipariş edilen hizmetlerin fiyatı da artabilir.
Katılımcılar ayrıca fuar sırasında yararlanacakları ek hizmetler için fuar idaresine bir avans öderler. Eski katılımcılardan bir önceki fuarda yaptıkları harcamalarla bağlantılı olarak bir avans bedeli talep edilir. Fuara ilk kez katılan firmalardan avans bedeli olarak m² başına 20 – 30 € civarında bir bedel alınır. Fuar bittikten sonra fuar sırasında yapılan harcamalar bu bedelden düşüldükten sonra kalan meblağ firmaya iade edilir. Bu amaçla, banka hesap bilgilerinizi fuar idaresine bildirmeyi unutmayınız. Eğer firma borçlu olursa yine fuar sonrasında kendisinden bu borcun ödenmesi istenir.
Almanya dışındaki fuarlarda özel şifrelerle online siparişin yerine katılımcıya doğrudan ulaştırılan Teknik Sözleşme kullanılmaktadır. Teknik Sözleşme içinde yer alan formlar kullanılarak sipariş verilir.
2.3. Fuara Hazırlık
Firmada fuar katılımı ile ilgili işleri yürütmek üzere bir yetkili görevlendirilmelidir. Bu kişi, firmanın fuara katılma amacına uygun olarak sergileyeceği ürünlerin seçiminden, bu ürünlerin fuar alanına nakliyesine, stand personeli seçiminden konaklamaya kadar yapılması gereken herşeyi bir plan, program ve zaman çizelgesi ile organize etmelidir.
2.3.1. Nakliye - Gümrükleme
Fuar katılımını konularında deneyimli firmaların yardımıyla gerçekleştirmek çok önemlidir. Bu nedenle, malların nakliyesini üstlenecek olan firmanın fuar malı taşımada deneyim sahibi olmasına dikkat edilmelidir. Seçeceğiniz nakliyeci fuar alanında yerleşik bulunan nakliyecilerle bağlantılı çalışmalıdır. Malınızı firmanızdan alıp fuar standınıza teslim etmeli ve yine aynı şekilde geri getirmelidir. Katılacağınız fuarın resmi nakliyecilerini ilgili fuarın Türkiye Temsilciliği’nden öğrenebilirsiniz.
Fuar malzemelerinin gümrük işlemleri katılımcıların kendi gümrükçüleri tarafından yürütülmektedir. Katılımcılar bu konularla ilgili sorularını doğrudan kendi gümrükçülerine yöneltmelidirler.
2.3.2. Fuar Standı
Katılımcı firma mutlaka stand dekorasyonunu yaptırmalıdır. Stand kira bedeli karşılığı katılımcıya duvarları olmayan boş alan teslim edilir.
Fuarı düzenleyen firma katılımcılara, fuar standının dekorasyonu için fiyatı stand metrekaresi bazında belirlenmiş standart seçenekler sunar. Standart stand teklifi belirli bir dekorasyonu ve ekipmanı içerir. İlave olarak talep edilen ekipman için ek ücret ödenir.
Özel bir stand dekorasyonu yaptırma imkanı da vardır. Bunu yine fuar idaresinden ya da stand dekorasyon firmalarından teklif alarak yaptırmak mümkündür. Fuar standının görünümünün firmanın fuara katılım amacına uygun olması gerekir. Firma bu konuda belirlediği konsepti fuar standının projesini hazırlayacak olan kuruluşa ayrıntılı olarak aktarmalıdır. Her fuar için ayrı olarak belirlenen stand kurma ve sökme tarihlerine ve saatlerine de dikkat edilmelidir. Fuarın son günü resmi fuar kapanış saatinden önce stanttaki malları boşaltmak ve stand dekorasyonunu sökmek yasaktır. Böyle bir durumda katılımcı firma ceza ödemek zorunda kalır.
2.3.3. Stand Personeli
Fuarda firmayı temsil eden ve ürünlerin tanıtımını yapan stand görevlilerinin hem teorik hem de pratik açıdan bilgi sahibi olmaları çok önemlidir. Bu kişilerin çok iyi derecede Almanca veya İngilizce bilmeleri, kendilerinden emin, sorumluluk sahibi, güleryüzlü ve uyumlu olmaları, fuar deneyimine sahip bulunmaları ve sağlık durumlarının seyahat etmeye uygun olması gerekir.
2.3.4. Stand Güvenliği
Fuar salonları, fuarın kapalı olduğu saatlerde fuar idaresinin görevlendirdiği salon bekçileri tarafından korunmaktadır. Bu korumaya fuar katılımcılarının standlarında bulunan mallar dahil değildir. Standda bulunan maddi değeri yüksek eşyaların korunmasını sağlamak amacıyla ayrıca özel bir gece bekçisi tutulması gereklidir. Fuar başlamadan önce, özellikle stand kurulması, mal taşıma ve yerleşme sırasında fuar alanına çok fazla kişinin girip çıkması nedeniyle her zaman tam bir güvenlik sağlamak mümkün olamadığından üzücü hırsızlık olayları yaşanabilir. Ayrıca stand personelinin fuarın kapanış saatinden önce standı terk etmesi nedeniyle de benzeri hırsızlık vakalarıyla karşılaşılmaktadır.
2.3.5. Tanıtım
Fuara firma ve ürünleri için bol miktarda tanıtıcı bilgi ve broşür ile stand personeli kartvizitlerini götürmekte fayda vardır. Ayrıca fuara gitmeden önce standı ziyaret edecek potansiyel müşteriler ile ilgili bilgilerin kaydedileceği bir ziyaretçi kayıt formu hazırlamak da çok önemlidir. Bu formlar standı ziyaret eden kişilerle görüşülürken dikkatle doldurulmalıdır. Yoğun fuar günlerinde standa bir çok kişinin geleceği düşünüldüğünde yapılan tüm görüşmelerin akılda kalmayacağı kesindir. Fuar sonrasında bu formların kıymeti daha çok anlaşılacaktır.
2.3.6. Vize, Seyahat Organizasyonu, Konaklama ve Ulaşım
Almanya, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarına vize uygulamaktadır. Fuara katılmak üzere Almanya’ya gidecek olanların ticari vize almaları gerekir. Seyahate çıkacak kişiler vize işlemleri için seyahat tarihinden 1 – 1,5 ay önce bulundukları bölgedeki Alman Elçiliği veya Alman Konsolosluğu’nun Vize Bölümü’ne en az 6 ay geçerlilik süresi bulunan pasaportları ile başvurmalıdırlar. Ticari vize için gerekli olan evrakları öğrenmek üzere bulunduğunuz yeri dikkate alarak aşağıdaki ilgili internet sitesini ziyaret edebilirsiniz:
Almanya Federal Cumhuriyeti Büyükelçiliği, Ankara: www.ankara.diplo.de
Almanya Federal Cumhuriyeti Başkonsolosluğu, İstanbul: www.istanbul.diplo.de
Almanya Federal Cumhuriyeti Başkonsolosluğu, İzmir: www.izmir.diplo.de
Vize başvurusu için talep edilen evraklara, firmanın fuara kabul edildiğini ve fuardaki stand yerini gösteren fuar idaresinin teyit yazısı ile fuar katılımı ile ilgili olarak yapılan ödemelerin banka dekontları da eklenebilir.
Stand görevlilerinin uçak bileti ve otel rezervasyonu güvenilir bir seyahat acentası kanalıyla yapılmalıdır. Uluslararası büyük fuarlara diğer ülkelerden olduğu gibi Türkiye’den de çok sayıda katılımcı ve ziyaretçi gitmektedir. Bu nedenle, yaklaşık 1 yıl ila 6 ay önceden doğrudan veya seyahat acentası kanalıyla rezervasyon yaptırılmadığı takdirde özellikle büyük fuarlarda fuar tarihlerinde uçaklarda veya otellerde yer bulmak çok zordur. Son dakikada ancak fuar alanına oldukça uzak yerlerde hatta yakın şehirlerdeki otellerde yer bulunabilir. Bu durumda, fuar alanına ulaşmak hızlı trenlerle veya araba kiralamak yoluyla mümkün olacaktır. Belli fuarlara düzenli olarak gidenler bir sonraki fuar için otel rezervasyonlarını Almanya’dan dönmeden yaparlar. Fuar bileti veya stand personeli giriş kartı ile Düsseldorf ve Köln’de şehir içi tramvaylarda ücretsiz olarak yolculuk edilebilir. Normal trenlerde ise şehir sınırına kadar ücret ödenmez, buradan varış noktası arasındaki mesafe için bilet alınır. Ancak hızlı trenler (Intercity) ücrete tabidir.
3. FUAR SONRASI
Fuar katılımının başarıya ulaşması fuar bittikten sonra yapılacak çalışmalarla yakından ilgilidir. Fuar dönüşünde standı ziyaret eden firmalara bir teşekkür mektubu yazılması, yazı ekinde firma ve ürünleri ile ilgili ayrıntılı broşür ve bilgi gönderilmesi hatırlatma niteliği taşıyacağından çok önemlidir. Ziyaretçi kayıt formları değerlendirilerek potansiyel alıcı olabilecek ziyaretçilere ilgilendikleri konularda söz verilen ayrıntılı bilgi, teklif, numune v.b. gönderilmelidir. Başarılı iş ilişkilerinin kurulabilmesi zaman içinde oluşacak karşılıklı güvene bağlıdır. Bu nedenle, sabırlı olmalı, istenen bilgileri geciktirmeden ve kolay anlaşılabilecek şekilde karşı tarafa ulaştırmalıdır.